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効率よく引き継ぎをしたい！
１業務１ファイルでまとめてしまうとコンパクト！
４月末に向けて、自分の業務を引き継ぎ中です…。このネタは１ヶ月か２ヶ月前のほうがニーズがあったのかもしれませんが、実際に動いてみて見つけた方法もあるので、今回紹介しますね。
最初は、業務全体をマニュアル化して大きな１ファイルを「取扱説明書」のように残そうかと思っていました。前に勤めていたところにはそれを残してきました。
でも今回は日々の業務を走らせながらの引き継ぎで、伝えられるほうも伝えられるほうも余裕がありません。その中で確実に個々の業務について知らせなければいけない。
そこで考えたのが、１業務１ファイル化でした。使用したのはワードです。
●１ページ目：表を作って日程と作業内容を書き込む
日程はどうにかこの１ページに収まるようにまとめます。参照するときにめくる必要のないものが使いやすいからです。
○月下旬 この業務用のリストが▲▲から届く
○月27日 ××さんにメールで連絡する →メールひな型１
○月10日迄 回答未着の人たちに連絡を取る
○月15日 完成した資料を□□へ送付 →メールひな型２
……
作業内容の中にメールを送信する項目がある場合は、「→メールひな型１」と表記して後ろのページで対応させます。
●２ページ目以降：メールのひな型を載せる
作業で必要になるメールのひな型を、日程表に出ている順番で載せます。できるだけ１メール１枚に収まるのが理想です。ひな型をコピペするときにページをまたぐと面倒になってしまいます。
そのときに必要な項目はこちら。
差出人：アドレス（個人アカウントか団体アカウントか、など）
宛先 ：決まっているならそのアドレス、もしくは誰が対象か情報
ＣＣ ：必要があれば
ＢＣＣ：必要があれば
タイトル：
添付ファイル：あればそのファイル名と在処を書く
メール本文：
最低限、これだけの情報があれば
その業務のスタートするタイミング
必要な要素
をお伝えすることができます。あとは、宛先の人や関わる人（日程表に名前は出るので分かる）に都度聞いて進めてもらうようにします。
同じ人に引き継ぐのであれば、その人に対して業務数ぶんのファイルを渡す。何人かに分けて引き継ぐのであれば、その人に必要な業務ファイルだけ渡す。
引き継ぐほうも、どの業務を伝え終わったのか見えるので便利です。
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